Od kilku lat słyszę, że dobra organizacja w pracy to podstawa. Podnosi naszą produktywność, pomaga w osiąganiu celów i przypomina o zbliżających się terminach. Od kilku lat testuję różne sposoby organizacji czasu i pracy. Korzystałam z kalendarza, organizera, notatnika oraz bullet journal. Raz bywało lepiej, a raz gorzej. Od kilku miesięcy stosuję nowy sposób, którym jest zwinna metoda zarządzania projektami. Jesteście ciekawi co to takiego? Jeśli tak, to zapraszam na wpis!
Już kiedyś wspominałam – dokładnie tutaj – że pewna sytuacja sprawiła, że w moim przypadku organizer i planner się nie sprawdził. Największym minusem jaki zauważyłam pracując z organizerem, to planowanie zbyt dużej ilości zadań, których nie byłam w stanie wykonać. Skreślałam je i przenosiłam na kolejne dni. Kiedy spoglądałam na kartki, które były pokreślone czułam zmęczenie i żal do siebie, że tak niewiele udało mi się zrobić. Chociaż pracowałam w ten sposób dość długo, to nie wypracowałam dobrej metody.
Dobra metoda kluczem do sukcesu
To właśnie brak odpowiedniej metody sprawił, że moje działania nie szły w odpowiednim kierunku. Najczęściej odhaczałam łatwe i szybkie zadania, które nie przybliżały mnie do osiągania zamierzonych celów. Zauważyłam, że w planerach nie ma kontroli – można wpisać wiele zadań, można chcieć, ale efekty bywają różne. Takie zarządzanie projektami to trochę jak jazda bez mapy. W wielu dziedzinach nauki ogromną rolę odgrywa metodologia, która podpowiada co należy zrobić, aby dobrze zrealizować dane zadanie. Duże jak i mniejsze firmy również mają swoje techniki zarządzania projektami i czasem. W tym przypadku nacisk kierowany jest na tworzenie skutecznych metod do realizacji zadań.
Problemy zaczynają się kiedy pracujemy sami i to my musimy zarządzać swoim czasem i projektami. Freelancerzy radzą sobie w różny sposób – korzystają z kalendarzy, organizerów, aplikacji do zarządzania czasem. Bywają osoby, którym świetnie to wychodzi, ale są także tacy, którzy męczą się z realizacją własnych zamierzeń, brakiem produktywności i osiąganiem celów. To właśnie dla takich osób zwinne metody mogą okazać się najskuteczniejsze.
Elastyczny sposób zarządzania pracą
Od sierpnia 2016 roku wykorzystuję metodę scrum, którą dostosowałam do własnych potrzeb. Jest to metoda zaliczana do zwinnych sposobów zarządzania procesami i projektami. Scrum jesat najczęściej wykorzystywany w środowisku programistycznym, ponieważ właśnie stamtąd się wywodzi. Może zabrzmiało to trochę przerażająco, ale metoda ta nie jest wcale skomplikowana, a praca z nią jest przyjemna i efektywna.
Scrum dla jednej osoby
Na samym początku przygotowuję backlog, czyli worek z zadaniami, którym wyznaczam punkty w zależności od czasu ich realizacji. Zazwyczaj korzystam ze skali od 1 do 8 punktów, poniżej znajdziecie rozpiskę według której szacuję trudność. Następnie wyznaczam sprint, czyli okres w którym pracuję – u mnie jest to 7 dni, od poniedziałku do niedzieli (ostatni dzień poświęcam jedynie na podsumowanie). Zadania umieszczam w tabelce podzielonej na trzy części: do zrobienia, w trakcie, skończone. Przed rozpoczęciem sprintu ustalam ile punktów jestem w stanie zrealizować w ciągu tego okresu. Następnie przenoszę część zadań z backlog do tabeli do zrobienia. Zawsze z tyłu głowy mam cel, który chciałabym osiągnąć. Wszystkie zadania rozpisuję na karteczkach samoprzylepnych – koniec skreślania, wystarczy je przepiąć na inne miejsce.
Pod koniec każdego sprintu robię krótkie podsumowanie (sprint review). Wypisuję wszystkie sukcesy i to z czego jestem zadowolona (+), sprawdzam czy jest coś co można poprawić (*), a także uwzględniam problemy z którymi się spotkałam lub to czego nie udało się zrobić (-). Następnie robię szybką retrospektywę i wybieram jeden problem, który poprawię w kolejnym sprincie. Stare kartki przepinam na tył segregatora, gdzie znajduje się całe archiwum.
Zalety zwinnych metod:
- szybkie ustalanie priorytetów,
- wycena czasowa zadań,
- zwiększenie wydajności,
- lepsza jakość w krótszym czasie,
- efektywna praca i lepsze zarządzanie czasem,
- większa mobilizacja,
- poznanie własnej produktywności.
To były zalety, które wypisałam po swoim pierwszym sprincie i są nadal aktualne! To właśnie ta metoda nauczyła mnie wyceny zadań, a także określiła moją produktywność. Na kartach nie umieszczam wydarzeń, spotkań – takie informacje znajdują się w kalendarzu. Nie dodaję również zadań, które się powtarzają – do tego używam habit trackera, o którym możecie przeczytać w tym wpisie: Siła nawyków. Teraz jestem w stanie bardzo szybko określić ile punktów mogę wypracować w danym sprincie i dobieram zadania tak, aby ich suma nie była wyższa od ustalonej liczby. Kiedy nie uda mi się zakończyć zadania w danym sprincie, to przechodzi ono na kolejny, a wraz z nim jego punkty. To mobilizuje mnie, aby dokończyć zamierzone cele i zgarnąć wszystkie punkty.
Początek nowego roku to świetny czas na wyznaczanie nowych celów i podsumowanie poprzednich. To także idealny moment na wprowadzanie zmian i ulepszanie tego co nam dotąd nie wychodziło. Zanim przystąpimy do realizacji jakiegokolwiek zadania warto zatrzymać się na chwilę, ułożyć plan działania i znaleźć najlepszy możliwy sposób, który ułatwi naszą pracę.
Chętnie czytane wpisy z kategorii organizacja czasu i pracy:
Habit tracker – szablon do pobrania
Moja organizacja czasu – kalendarz, organizer, bujo
Jestem ciekawa czy chcielibyście kolejne wpisy na temat tej metody organizacji pracy. Macie ochotę przetestować ten sposób? Jeśli tak, to chętnie przygotuję kolejny wpis z materiałami do wydrukowania.
