Masz już dość ciągłego wykreślania niezrealizowanych zadań w plannerze lub w kalendarzu? Chcesz zwiększyć własną wydajność i jeszcze efektywniej pracować? Jeśli tak, to ta metoda może sprawdzić się także u Ciebie. Dziś podzielę się z Tobą moimi sposobami na scrum, który dostosowałam do potrzeb jednej osoby. Pokażę jak elastycznie zarządzać projektami, jak wybierać priorytety i wyceniać zadania, a także jak poznać własną produktywność. We wpisie znajdziesz materiały do wydrukowania, które pomogą Ci w zarządzaniu własnymi projektami i zadaniami.
Jeśli nie wiesz co to jest scrum, szybko przypomnę, że jest to metoda zaliczana do zwinnych sposobów zarządzania procesami i projektami. Najczęściej używana jest w środowisku programistycznym, ale szybko zaczęła się wkradać także do innych gałęzi biznesu. Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie: Co zrobić kiedy organizery nie pomagają? Elastyczny sposób zarządzania pracą. Wspominałam tam, z jakiego powodu porzuciłam organizer i dlaczego ta metoda świetnie sprawdziła się u mnie.
Scrum dla jednej osoby
Lubię działać kreatywnie, a scrum właśnie umożliwia takie ciekawe, zabawne i nietuzinkowe planowanie. Nic tutaj nie jest kostyczne, bowiem działamy elastycznie i zgodnie z własnymi potrzebami. Do mojego planowania używam kartek A4 z wydrukowanymi szablonami, które pobierzecie poniżej. Wszystkie zadania rozpisuję na kolorowych samoprzylepnych karteczkach, które bez problemu można przenosić na inne miejsce. Z resztą sami zobaczcie!
SZABLONY DO POBRANIA
Zadania do backlogu
Backlog to miejsce, gdzie gromadzimy wszystkie zadania. Nie mają one jeszcze przypisanego czasu wykonania. Najważniejsze jest to, żeby nie stracić pomysłów i zebrać je wszystkie w jednym miejscu. Backlog można stale poszerzać o nowe zadania jak również usuwać z niego te, które stały się już niepotrzebne ze względu na zmianę planów.
Na samym początku zastanów się nad zadaniami, które chcesz zrealizować. Każde z nich zapisz na kolorowej samoprzylepnej karteczce. U mnie sprawdzają się te o wymiarach 4 cm x 2,5 cm, ale jeśli takich nie mam, to wycinam je z większych. Jeśli zadanie jest bardzo duże, to rozbijam je na podzadania, które następnie przepisuję na osobne arkusze.
W backlogu najlepiej od razu podzielić zadania w kolumnach na te o wysokim priorytecie i na te o mniejszym znaczeniu. Ja planuję worek na miesiąc, dodatkowo w rubryce cele wyznaczam sobie to, co chciałabym osiągnąć. W tabelce ważne notuję moje priorytety, wydarzenia o których muszę pamiętać. Jeżeli twój backlog jest na prawdę duży, wydrukuj kilka szablonów, a każdy z nich będzie miał przypisany inny priorytet.
Wycena czasowa zadań
Następnie przechodzimy do czasowego szacowania każdego zadania. Ja posługuję się podziałem punktowym, w którym 1 punkt otrzymuje zadanie, które mogłabym zrobić kilka razy w ciągu dnia, natomiast 3 punkty przyznaję czynności, która zajmie cały dzień. Większe zadania staram się rozbijać na mniejsze, tak aby mieć pod kontrolą każdy etap np. skomplikowane DIY zawsze składa się z kilku podzadań np. tekst, zdjęcia + obróbka, kręcenie filmu, składanie filmu. Każde z nich wyceniam oddzielnie.
Ustalenie sprintu
Sprint to okres, w którym będziesz pracować. U mnie składa się teraz z 6 dni, ale sobota jest bardzo leniwa i zazwyczaj wtedy na spokojnie robię podsumowanie oraz planowanie kolejnego tygodnia. Obok tytułu, nad czarną kreską wpisz daty np. 3-8 kwietnia 2017. Ja dodatkowo numeruję każdy sprint, aby wiedzieć, który to już z kolei.
Korzystając ze ściągi powyżej oszacuj ile jesteś w stanie wypracować punktów w swoim sprincie – to bardzo ważne! Aby mieć to na uwadze, zapisz tę informację na kartce. Następnie dobierz zadania z backlogu tak, aby ich suma pokrywała się z wybraną wcześniej liczbą. Zwróć uwagę na to, aby w zestawieniu znalazły się także zadania priorytetowe. Często bywa tak, że wolimy pracować nad zadaniami, które sprawiają nam przyjemność, ale niestety nie przybliżają nas do zamierzonych celów. Przeklej zadania na kartę ze sprintem, do kolumny “do zrobienia”.
W pierwszym dniu sprintu możesz rozpocząć pracę. Wybierz zadanie, nad którym będziesz pracować. Przeklej je do kolumny “w trakcie”. Nie wybieraj ich wielu – lepiej skupić się na jednym zadaniu i zrobić je do końca. Kiedy zostanie skończone możesz je przenieść do kolumny “skończone”. Dopiero wtedy możesz rozpocząć pracę nad kolejnym zadaniem. Zdaję sobie sprawę, że dla wielu osób może to być bardzo trudne, ponieważ jesteśmy przyzwyczajeni do pracy nad wieloma projektami. Jak się okazuje nie zawsze multitasking daje dobre efekty. Czasem lepiej skupić się nad jedną rzeczą i pracować efektywnie bez rozpraszania się.
Tutaj może być pomocna technika pomodoro, w której pracujemy intensywnie nad danym zadaniem przez 25 minut, a po tym czasie mamy 5-minutową przerwę. Cykl powtarza się czterokrotnie, a po tym czasie mamy dłużą przerwę 30 minut.
Sprint review i retrospektywa
Ostatniego dnia sprintu należy formalnie zakończyć pracę i ją podsumować. Trzeba zsumować wszystkie zrealizowane punkty, a niedokończone zadania z tabeli “do zrobienia” i “w trakcie” przenieść do nowego sprintu. Nie wliczamy ich punktów do naszej puli, nawet jeśli były zrealizowane w połowie – wszystko przechodzi na kolejny sprint, a nas mobilizuje do tego, aby kończyć zamierzone cele. Wynik, który otrzymaliśmy to nasze velocity, czyli wydajność i tempo pracy. Podpowiada nam ono ile punktów będziemy w stanie wykonać w kolejnym sprincie.
Następnie robimy tzw. sprint review, czyli przegląd tego, co udało nam się stworzyć w wyznaczonym okresie. Sprawdzamy postępy projektu, wyniki pracy, a także oceniamy czy udało nam się osiągnąć cel sprintu (jeśli go wcześniej wyznaczyliśmy).
Bardzo ważnym elementem jest również retrospektywa, podczas której analizuję to co było dobre, to co zrobiłam źle oraz sprawdzam czy można coś poprawić. Takie podsumowanie robię na odwrocie kartki. Rysuję tabelę z 3 kolumnami:
(+) w której uwzględniam sukcesy oraz to z czego jestem zadowolona,
(-) zwracam uwagę na problemy, przeszkody i błędy z którymi się spotkałam,
(*) notuję to co można usprawnić i poprawić.
Na koniec wybieram jeden element z kolumny (*), który postaram się ulepszyć w kolejnym sprincie. Następnie przepinam kartkę zakończonego sprintu na tył segregatora, gdzie znajduje się całe archiwum.
Co daje stosowanie metody scrum?
1. Każde zadanie w kolumnie “skończone” bardzo cieszy, a jeszcze bardziej motywuje ukończony sprint z wysoką liczbą punktów.
2. Uczymy się samodyscypliny oraz poznajemy naszą efektywność i wydajność pracy. Chcemy pracować jeszcze lepiej i bić nowe rekordy.
3. Lepiej planujemy pracę i dokładniej szacujemy zadania.
4. Zauważamy problemy i staramy się je poprawiać.
Materiały wspomagające scrum
Dodatkowo używam kalendarza, w którym umiejscawiam w czasie wszystkie wpisy oraz zaznaczam ważne wydarzenia. Nie wrzucam tam zadań, które powtarzają się regularnie. Jeśli czuję taką potrzebę sięgam po habit tracker, który przypomina mi o danej czynności. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w tym wpisie: siła nawyków – habit tracker do pobrania.
W bullet journal rozpisałam wyznaczone cele (roczne, półroczne i kwartalne), a także uwzględniłam tam strategię działania. W bujo umieszczam również moje wszystkie pomysły, przemyślenia i inspiracje.
W scrumie odnajdziemy jeszcze wiele innych ciekawych zagadnień, które można wykorzystać w pracy. U mnie sprawdza się to, o czym wspomniałam, chociaż nie ukrywam, że cały czas usprawniam moją metodę.
Testowałam wiele rozwiązań. Pracowałam na tablicy korkowej, później na białej, po której można było pisać flamastrami, ale najlepiej sprawdziła się u mnie wersja papierowa z szablonami. Dużym plusem jest to, że możemy archiwizować nasze sprinty. Bardzo szybko możemy wrócić do danego sprintu, przeanalizować go jeszcze raz, zerknąć na wnioski po review oraz retrospektywie. To świetny sposób na analizę naszego projektu.
Słyszeliście o metodzie scrum? A może już z niej korzystacie?
