Co zrobić kiedy organizery nie pomagają? Elastyczny sposób zarządzania pracą

Co zrobić kiedy organizery nie pomagają? Elastyczny sposób zarządzania pracą

Od kilku lat słyszę, że dobra organizacja w pracy to podstawa. Podnosi naszą produktywność, pomaga w osiąganiu celów i przypomina o zbliżających się terminach. Od kilku lat testuję różne sposoby organizacji czasu i pracy. Korzystałam z kalendarza, organizera, notatnika oraz bullet journal. Raz bywało lepiej, a raz gorzej. Od kilku miesięcy stosuję nowy sposób, którym jest zwinna metoda zarządzania projektami. Jesteście ciekawi co to takiego? Jeśli tak, to zapraszam na wpis!

Już kiedyś wspominałam – dokładnie tutaj – że pewna sytuacja sprawiła, że w moim przypadku organizer i planner się nie sprawdził. Największym minusem jaki zauważyłam pracując z organizerem, to planowanie zbyt dużej ilości zadań, których nie byłam w stanie wykonać. Skreślałam je i przenosiłam na kolejne dni. Kiedy spoglądałam na kartki, które były pokreślone czułam zmęczenie i żal do siebie, że tak niewiele udało mi się zrobić. Chociaż pracowałam w ten sposób dość długo, to nie wypracowałam dobrej metody.

Co zrobić kiedy organizery nie pomagają? Elastyczny sposób zarządzania pracą | Polenka.pl

Dobra metoda kluczem do sukcesu

To właśnie brak odpowiedniej metody sprawił, że moje działania nie szły w odpowiednim kierunku. Najczęściej odhaczałam łatwe i szybkie zadania, które nie przybliżały mnie do osiągania zamierzonych celów. Zauważyłam, że w planerach nie ma kontroli – można wpisać wiele zadań, można chcieć, ale efekty bywają różne. Takie zarządzanie projektami to trochę jak jazda bez mapy. W wielu dziedzinach nauki ogromną rolę odgrywa metodologia, która podpowiada co należy zrobić, aby dobrze zrealizować dane zadanie. Duże jak i mniejsze firmy również mają swoje techniki zarządzania projektami i czasem. W tym przypadku nacisk kierowany jest na tworzenie skutecznych metod do realizacji zadań.

Problemy zaczynają się kiedy pracujemy sami i to my musimy zarządzać swoim czasem i projektami. Freelancerzy radzą sobie w różny sposób – korzystają z kalendarzy, organizerów, aplikacji do zarządzania czasem. Bywają osoby, którym świetnie to wychodzi, ale są także tacy, którzy męczą się z realizacją własnych zamierzeń, brakiem produktywności i osiąganiem celów. To właśnie dla takich osób zwinne metody mogą okazać się najskuteczniejsze.

organizacja_czasu_scrum_3

Elastyczny sposób zarządzania pracą

Od sierpnia 2016 roku wykorzystuję metodę scrum, którą dostosowałam do własnych potrzeb. Jest to metoda zaliczana do zwinnych sposobów zarządzania procesami i projektami. Scrum jesat najczęściej wykorzystywany w środowisku programistycznym, ponieważ właśnie stamtąd się wywodzi. Może zabrzmiało to trochę przerażająco, ale metoda ta nie jest wcale skomplikowana, a praca z nią jest przyjemna i efektywna.

Scrum dla jednej osoby

Na samym początku przygotowuję backlog, czyli worek z zadaniami, którym wyznaczam punkty w zależności od czasu ich realizacji. Zazwyczaj korzystam ze skali od 1 do 8 punktów, poniżej znajdziecie rozpiskę według której szacuję trudność. Następnie wyznaczam sprint, czyli okres w którym pracuję – u mnie jest to 7 dni, od poniedziałku do niedzieli (ostatni dzień poświęcam jedynie na podsumowanie). Zadania umieszczam w tabelce podzielonej na trzy części: do zrobienia, w trakcie, skończone. Przed rozpoczęciem sprintu ustalam ile punktów jestem w stanie zrealizować w ciągu tego okresu. Następnie przenoszę część zadań z backlog do tabeli do zrobienia. Zawsze z tyłu głowy mam cel, który chciałabym osiągnąć. Wszystkie zadania rozpisuję na karteczkach samoprzylepnych – koniec skreślania, wystarczy je przepiąć na inne miejsce.

Szacowanie zadań - punkty scrum | Polenka.pl

Pod koniec każdego sprintu robię krótkie podsumowanie (sprint review). Wypisuję wszystkie sukcesy i to z czego jestem zadowolona (+), sprawdzam czy jest coś co można poprawić (*), a także uwzględniam problemy z którymi się spotkałam lub to czego nie udało się zrobić (-). Następnie robię szybką retrospektywę i wybieram jeden problem, który poprawię w kolejnym sprincie. Stare kartki przepinam na tył segregatora, gdzie znajduje się całe archiwum.

Zalety zwinnych metod:

  • szybkie ustalanie priorytetów,
  • wycena czasowa zadań,
  • zwiększenie wydajności,
  • lepsza jakość w krótszym czasie,
  • efektywna praca i lepsze zarządzanie czasem,
  • większa mobilizacja,
  • poznanie własnej produktywności.

Scrum dla jednej osoby | Polenka.pl

To były zalety, które wypisałam po swoim pierwszym sprincie i są nadal aktualne! To właśnie ta metoda nauczyła mnie wyceny zadań, a także określiła moją produktywność. Na kartach nie umieszczam wydarzeń, spotkań – takie informacje znajdują się w kalendarzu. Nie dodaję również zadań, które się powtarzają – do tego używam habit trackera, o którym możecie przeczytać w tym wpisie: Siła nawyków. Teraz jestem w stanie bardzo szybko określić ile punktów mogę wypracować w danym sprincie i dobieram zadania tak, aby ich suma nie była wyższa od ustalonej liczby. Kiedy nie uda mi się zakończyć zadania w danym sprincie, to przechodzi ono na kolejny, a wraz z nim jego punkty. To mobilizuje mnie, aby dokończyć zamierzone cele i zgarnąć wszystkie punkty.

Początek nowego roku to świetny czas na wyznaczanie nowych celów i podsumowanie poprzednich. To także idealny moment na wprowadzanie zmian i ulepszanie tego co nam dotąd nie wychodziło. Zanim przystąpimy do realizacji jakiegokolwiek zadania warto zatrzymać się na chwilę, ułożyć plan działania i znaleźć najlepszy możliwy sposób, który ułatwi naszą pracę.


Chętnie czytane wpisy z kategorii organizacja czasu i pracy:

Jak zacząć bullet journal?

Habit tracker – szablon do pobrania

Moja organizacja czasu – kalendarz, organizer, bujo


Jestem ciekawa czy chcielibyście kolejne wpisy na temat tej metody organizacji pracy. Macie ochotę przetestować ten sposób? Jeśli tak, to chętnie przygotuję kolejny wpis z materiałami do wydrukowania.

  • Ja w tym roku zaczęłam od organizera 🙂 Mam nadzieję, że się sprawdzi.

  • Ja ciągle szukam swojej metody. Chętnie poczytam więcej wpisów na temat Twojego sposobu organizacji 🙂

  • Madziu, czy po zebraniu określonej liczby punktów przysługuje Tobie jakaś nagroda? 🙂

    • Haha, za samo pytanie należy się nagroda:D

    • Dla mnie największą nagrodą było osiągnięcie tych punktów i pobicie poprzedniego rekordu 🙂 Przy dobrym planowaniu i szacowaniu zdobycie takiej sumki wcale nie jest takie trudne. Oczywiście można się nagradzać, to jeszcze bardziej będzie mobilizowało do pracy!

      • Ja bez mobilizacji nagrodowej chyba nie dałabym rady ;).

  • Pierwszy raz słyszę o tej metodzie, w sumie chętnie bym spróbowała:)

  • Bardzo lubię wszelkie wpisy na temat organizacji czasu. Zawsze można znaleźć coś co ułatwi nam życie 🙂 Na co dzień planuje w moim bullet journalu, ale metodę działania mam nieco podobną. Kiedyś miałam duży problem z oszacowaniem czasu, jaki jest mi potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań, i to faktycznie jest bardzo frustrujące, kiedy powpisujemy sobie zbyt dużo rzeczy na listę zadań do wykonania ( bo papier wszystko przyjmie) a potem okazuje się, że nie jesteśmy w stanie tego zrobić. Chętnie poczytam więcej na temat tej metody 🙂

    • To takie proste, a wiele z nas kiedyś popełniło ten błąd. Warto jeszcze rozbijać większe zadania na mniejsze 🙂

  • Ja chętnie poczytam więcej, bo brzmi interesująco. Sama też na sobie bym tego spróbowała. Jak na razie mam zaplanowane najważniejsze rzeczy, reszta idzie własnym biegiem. O dziwo, tak o wiele szybciej idzie mi realizacja wszystkiego.

    • Super! Ja także nie planuję mało ważnych rzeczy, one realizują się przy okazji 🙂

  • to jest pomysł! 🙂

  • Bardzo ciekawie to brzmi. Znalezienie najbardziej optymalnego sposobu na zarządzanie zadaniami i ich realizację to nie lada sztuka i ukłony dla tych, którym się to udało. Ciągle jestem na etapie poszukiwań, choć póki co sprawdza się u mnie bullet journal. Ale nie w każdej kwestii się sprawdza więc szukam dalej. Czekam na więcej treści dotyczących tej metody. Z chęcią ją na sobie przetestuje. 🙂

    • Ja też podpieram się bujo 🙂 Służy mi raczej do notowania celów i pomysłów. Mam też tam kalendarz do zapisywania prywatnych wydarzeń. Już planuję kolejne wpisy na temat tej metody.

  • Ciekawe. Nie słyszałam nigdy o tym 🙂 na razie jednak zostanę przy BJ i planerze 🙂 Świetny wpis !

  • Mam wrażenie, że w miarę stażu pracy, coraz bardziej dostosowujemy do własnych potrzeb organizery, techniki zapamiętywania i przypominania. Chętnie podpatruję różne metody u innych, wiele sprawdziło się i u mnie. 🙂

  • Brzmi ciekawie 🙂 Akurat w ostatni weekend na studiach miałam trochę o języku programistycznym (na co zwrócić uwagę przy realizacji projektów , co uwzględnić itp. ), również mieliśmy o metodach zwinnych 🙂

    U mnie póki co jeśli chodzi o planowanie sprawdza się kalendarz i programy (na komputer i jednocześnie na telefon). Ta forma elektroniczna od jakiegoś czasu jest mi bliższa. Od niedawna dodatkowo uzupełniam ją kalendarzem 🙂

  • Czytając o tym, dlaczego system plannerowy się u Ciebie nie sprawdził, czułam się, jakbym czytała o sobie. Mam dokładnie ten sam problem – za dużo zadań, przepisywanie ich na kolejne dni i smutek, że nie udało mi się ogarnąć wszystkiego, co chciałam. Nie mam pojęcia, czym jest scrum, ale bardzo mnie zaciekawiłaś i zaraz poszukam więcej informacji na ten temat, może u mnie też by się sprawdził.